Como contratar prestadores de serviços em condomínios? Consertos na rede elétrica, limpeza da fachada, reparação de vazamentos e outros serviços de manutenção e limpeza do condomínio são de responsabilidade do síndico. Afinal, este deve zelar pela segurança e bem-estar dos moradores.
Mas ao contratar os seus prestadores de serviços, o síndico precisa de recomendações e estudo sobre a reputação da empresa.
- O primeiro passo é checar a situação da empresa que irá prestar o serviço. Basta checar seu CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas) no site da Receita Federal.
- Verifique a capacidade da empresa de cumprir o que foi acordado;
- Converse com antigos clientes e síndicos de outros condomínios;
- Procure por referências de trabalho;
- Em caso de obras, verifique algum atestado de capacidade técnica para empresa privada ou órgãos públicos. Esse documento irá atestar a capacidade da empresa para executar a obra em questão;
- Procure por antigos clientes (outros condomínios) para saber se a experiência foi satisfatória.
Abaixo separamos também outras ações a serem tomadas ao contratar uma empresa terceirizada:
- É interessante conferir se há processos judiciais contra a empresa. Procure entrar em sites como Reclame Aqui, Procon, etc.
- Cheque se a empresa respeita os direitos trabalhistas, como oferecer equipamentos de segurança, pagar insalubridade, hora extra, etc.
- Verifique se a empresa oferece aos funcionários seguro contra acidentes e seguro de vida;
- Se for uma empresa de obras, verifique a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART);
- Prepare um contrato que deve ser assinado pelas duas partes e exija sempre a nota fiscal.
Mas como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios?
Depois da contratação, o síndico precisará ter um controle rígido de quem entra e de quem sai do condomínio. Para que tudo funcione corretamente, a equipe da portaria deve fazer o cadastro dos prestadores de serviço desde o primeiro dia de trabalho..
Hoje em dia tudo é informatizado. O seu condomínio pode contratar também uma empresa especializada com gestão informatizada do condomínio. E se os prestadores de serviço forem contratados por apenas um apartamento?
Mesmo que um único morador realize uma obra em seu apartamento, o condômino precisa entregar ao síndico um Termo de Responsabilidade Sobre Obras antes de iniciar a reforma. Esse documento é nacional e obrigatório, de acordo com a NBR 16280, e é solicitado para garantir a segurança do condomínio e de seus moradores. Além disso, o síndico deve solicitar também ao morador todas as informações dos prestadores de serviço que irão trabalhar na unidade. Desta forma, porteiros e equipe de segurança do condomínio ficam a par da documentação dos funcionários.
Uma outra questão muito importante de segurança é fazer com que o porteiro anote o horário de entrada e saída de cada prestador de serviço. Em caso de mudança de funcionários, o síndico deve ser imediatamente avisado, para poder avisar aos porteiros.
Ficha cadastral prestador de serviço
Como citamos anteriormente, a ficha cadastral deve ser preenchida no primeiro dia de trabalho do prestador dentro do condomínio. O documento pode ser preenchido de forma digital, através de um aplicativo, do computador ou de um tablet. Por outro lado, o cadastro de prestador de serviço em condomínios pode ser preenchido também de forma tradicional, ou seja, a mão pelo porteiro.
O documento deverá conter as seguintes informações:
Data;
Nome completo do visitante;
Empresa para qual trabalha;
Número dos documentos (RG / CPF);
Placa do veículo (caso a empresa estacione na garagem do condomínio);
Unidade visitada (caso a reforma esteja sendo feita em apenas um dos apartamentos); Hora de entrada e hora de saída do prestador de serviço;
Faça um contrato
Uma vez que você encontrou os prestadores de serviço, faça um contrato por escrito com todas as cláusulas necessárias para a contratação. E por fim exija que os prestadores de serviços emitam nota fiscal, para garantir a responsabilidade fiscal e tributária do condomínio. Por isso, a nota fiscal é um importante documento de transparência entre as partes.
Também é importante ressaltar que o condomínio deve realizar a retenção de impostos de alguns prestadores e de outros recolher o INSS sobre o total dos serviços prestados. Consulte uma empresa especializada na contratação de prestadores de serviços para condomínios e boa sorte!